A papelada faz parte do dia a dia de qualquer negócio, mas já se perguntou se existe outra alternativa para isso? A resposta é sim e se chama paperless.
Se fossemos listar as demandas de compras constantes de um escritório um item que dificilmente ficaria de fora seria o papel. De documentos à rascunhos, o papel é essencial no dia a dia de qualquer negócio, certo? Há controvérsias.
Na verdade, existe um conceito que vai na contramão dessa ideia e prega que é possível e até mais vantajoso acabar com a papelada cotidiana das empresas, independente do segmento de atuação.
Já pensou sobre isso e imaginou como seria lidar com as demandas administrativas sem papel? Hoje nós vamos te falar sobre esse conceito que se chama paperless e te mostrar como e porquê tornar isso realidade no seu negócio!
O que é paperless?
Paperless, ou “sem papel” na tradução literal, é um conceito que significa, em poucas palavras, zerar ou reduzir de forma considerável o uso de papel no ambiente corporativo.
E essa não é uma ideia nova. Na realidade, ela surgiu há bastante tempo, por volta de 1970, e desde então vem surfando uma onda de popularidade com altos e baixos.
Com o surgimento dos computadores de uso pessoal, seguido da internet, da banda larga, do armazenamento em nuvem e, mais recentemente, dos smartphones, a digitalização foi se expandindo e incorporando diversas funcionalidades antes exclusivas do formato físico.
Por outro lado, tecnologias entusiastas do papel, como as impressoras e copiadoras, desaceleraram esse processo e ainda nos dias atuais têm sua função e valor no mundo do trabalho.
De qualquer forma, falar de paperless hoje é falar não só de tecnologia e digitalização, mas também de consciência ambiental, uso e desperdício de recursos, economia, segurança, praticidade e até vantagem competitiva.
Por que esse conceito é tão importante?
A maior parte dos tomadores de decisão e empresários nunca se questionou sobre a necessidade de usar e manter arquivos em papel, mas essa prática traduz aquele ditado “o que os olhos não veem, o coração não sente”.
Nós estamos aqui para abrir os seus olhos sobre esse tema e te ajudar a entender porque o paperless é um conceito que vale a pena colocar em prática:
É uma atitude sustentável
Pense por um minuto sobre quanto papel você já usou e também jogou fora na sua vida. Temos certeza de que a imagem que lhe vem à cabeça não é de algumas poucas folhas.
Apesar de ser um material reciclável e alguns dos seus recursos de produção poderem ser reutilizados, o papel ainda é um produto que demanda recursos naturais, água e energia, e gera resíduos tanto durante sua produção quanto na hora do descarte.
Optar pela política paperless é adotar uma alternativa sustentável e consciente, visando o bem-estar comum e do planeta, afinal, é mudando nossos hábitos e escolhas que mudamos o mundo.
Impacto social, consciência e reputação
A causa ambiental já é bastante essencial e urgente, porém a reputação da sua empresa diante dos consumidores e potenciais clientes também pode ser beneficiada com o conceito paperless.
De acordo com uma pesquisa realizada pela Federação de Indústrias do Estado do Paraná (FIEP), 87% dos brasileiros prefere consumir produtos e serviços de empresas com sustentáveis.
Ou seja, é importante para o futuro do planeta e também do seu negócio adotar medidas mais conscientes, transparentes e sustentáveis, assumindo a responsabilidade sobre os recursos utilizados em toda a sua cadeia produtiva.
Sua empresa vai economizar (e muito!)
Assim como não costumamos notar o quanto de papel utilizamos e descartamos, não temos consciência do gasto real que esse hábito gera.
Muito além do valor necessário para comprar resmas, o uso de papel engloba também os gastos com impressões, autenticações, armazenamento, canetas, carimbos… sem contar o tempo gasto pelos colaboradores buscando um documento específico nas caixas de arquivo, o alto risco de perda ou dano, e por aí vai!
Ao trocar a papelada pelos arquivos digitais, você vai reduzir drasticamente seus gastos e preocupações, afinal você precisará investir menos e em poucos recursos.
Menos papel, mais espaço
Já falamos sobre a compra e o descarte do papel, mas muitas vezes os arquivos administrativos em papel precisam ficar armazenados por um período e isso significa mais recursos sendo utilizados. Que tal trocar a sala de arquivo lotada pelo armazenamento em nuvem?
Tudo à distância de um clique
Encontrar uma ficha ou documentação entre centenas ou milhares de arquivos pode ser um desafio e tanto. Porém, quando estamos falando de um escritório paperless, essa missão pode ser resolvida em alguns minutos e cliques.
Mais acessibilidade, agilidade e segurança
Na política paperless, além da facilidade de encontrar os arquivos, é possível que mais de uma pessoa acesse o mesmo arquivo simultaneamente, de qualquer lugar ou dispositivo, além dos seus documentos ficarem muito mais seguros contra danos, acidentes, perdas e acessos indevidos.
E também, a digitalização te traz uma vantagem competitiva, pois os processos da sua empresa se tornam menos burocráticos e mais ágeis e eficientes, para você e para seus clientes.
Como se tornar um empresa paperless?
Para se tornar uma empresa paperless é preciso tomar algumas medidas e adquirir tecnologias específicas, dentre elas:
Digitalização dos arquivos
Para poder assumir uma política paperless, você vai precisar passar todos os seus arquivos importantes para o formato digital e isso vai exigir tempo e dedicação da sua parte e dos seus colaboradores.
Plataforma de armazenamento
Além de digitalizar, você precisará adquirir um serviço de armazenamento em nuvem. Existem diversas opções no mercado que contam com segurança de dados de nível bancário e pacotes de armazenamento adaptáveis ao tamanho da sua necessidade.
Certificado digital
O certificado digital também é um investimento essencial para as empresas paperless. Com ele é possível acessar sistemas públicos, autenticar operações eletrônicas e assinar documentos com validade jurídica e de forma segurança digitalmente.
Se precisar de ajuda neste assunto, estamos a sua disposição. Entre em contato e agende uma visita!
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